Maklumat Perkhidmatan 1

AM
  • Memastikan semua urusan pentadbiran jabatan keselamatan berjalan dengan lancar.
  • Mengurus, mengemaskini dan menyimpan segala rekod-rekod yang berkaitan staf.
  • Merancang, merangka, menganjur dan mengurus semua program, kursus, seminar dan bengkel keselamatan untuk memperbaiki mutu perkhidmatan keselamatan.
  • Mentadbir, mengemaskini dan merekodkan semua peralatan/aset jabatan  dalam lejer dengan betul.
  • Mengawal selia stor peralatan dengan sistematik mengikut arahan semasa.
  • Membuat pelupusan dan penggantian peralatan melalui perolehan aset atau peralatan.

 

AM DAN KOORDINASI

 

  • Mengeluarkan arahan untuk penugasan harian untuk staf keselamatan.
  • Merekod dan mengesahkan kehadiran harian staf keselamatan.
  • Mengkoordinasikan keperluan tugasan untuk aktiviti-aktiviti dengan jabatan-jabatan dan Pusat Pengajian tertentu di dalam kampus.
  • Membantu dan mengkoordinasikan keperluan pelajar dan staf yang menganjurkan sesuatu aktiviti dalam menguruskan trafik dan keselamatan semasa menganjurkan aktiviti.
  • Membuat semakan dan pemantauan aduan, komen dan lain-lain dalam buletin notes.
  • Memeriksa, mengesah dan merekodkan borang perbatuan dan tuntutan lebih masa.
  • Mengurus dan mengaturkan temuduga staf dengan Pegawai Atasan Keselamatan.
  • Menasihat staf dalam hal displin dan mengaturkan temuduga dengan AJK Displin Jabatan Keselamatan.
  • Memaklumkan kepada pegawai/staf berhubung pergerakan aktiviti pejabat seperti mesyuarat, perjumpaan bulanan dan sebagainya.

 

LATIHAN

 

  • Memberi input keberkesanan sistem keselamatan kepada pihak atasan universiti.
  • Mengurus dan menganjurkan kursus-kursus keselamatan di dalam dan luar kampus.
  • Menganjurkan seminar keselamatan secara dalaman atau antara universiti.
  • Menguruskan kursus untuk kenaikan pangkat dan anjakan gaji (Continous Professional Development - CPD).
  • Mengurus dan menganjur bengkel keselamatan untuk staf keselamatan.
  • Menguruskan latihan untuk memperbaiki kelemahan dan meningkatkan kecekapan tugasan Pengawal Keselamatan.
  • Menguruskan program kesedaran keselamatan untuk warga kampus.
  • Membuat tugas validasi latihan keselamatan.
  • Membuat tugas perhubungan bagi Jabatan Keselamatan.
  • Menganjurkan program motivasi dan kaunseling untuk staf keselamatan.
  • Menguruskan ujian-ujian kecekapan staf keselamatan.
  • Menguruskan program induksi untuk semua staf baru keselamatan.

 

DOKUMENTASI DAN REKOD

 

  • Bertanggungjawab membuat semua surat terbuka dan merekod dalam buku daftar serta memasukkan surat terbuka ke dalam fail berkenaan dan membuat pengedaran fail-fail terbuka di samping mengemaskinikannya.
  • Menjaga, menyusan dan mengemaskini semua pekeliling-pekeliling dan pengedarannya kepada pegawai serta memasukkan kedalam fail berkaitan.
  • Menyelenggara pergerakan fail-fail.
  • Mengendalikan buku daftar penghantaran (despatch book) pengiriman terperingkat dan terbuka serta buku daftar surat rahsia rasmi.
  • Menyusun semua fail-fail dalam bilik kebal dan menyemak kad pergerakan fail yang ada dalam simpanan pegawai-pegawai dan menjalankan audit pada setiap bulan.
  • Bertanggungjawab mengurus dan menyelia rekod-rekod cuti dan perkhidmatan pegawai/staf dan mengemaskini bagi tujuan rekod perkidmatan.
  • Mengemaskini kad perakam waktu bulanan & membuat penyeliaan terhadap staf yang direkodkan datang lewat dan sebagainya.
  • Menguruskan permohonan peperiksaan pegawai/staf.
  • Membantu merekod statistik pencapaian dan peristiwa yang perlu direkodkan oleh pejabat keselamatan.
  • Mendaftar, membuka, mengasingkan surat-surat/ fail-fail terperingkat dan bukan terperingkat serta memberi nombor baru.
  • Menyelenggara rekod pergerakan fail , memindah kandungan , menyalin minit dan membuat cabutan dimana perlu sebagaimana diarah dan mengganti kulit-kulit fail yang koyak atau lama.
  • Membantu dan berbincang dengan pegawai-pegawai tentang menentukan tajuk-tajuk dikulit fail semasa, membuka fail baru dan membuat senarai fail baru dibuka dan terkini untuk makluman pegawai.

LOGISTIK

 

  • Mengurus tadbir semua peralatan, aset harta modal dan mudah alih dengan betul.
  • Membuat perolehan , menerima dan merekod pergerakan keluar / masuk aset / peralatan.
  • Mentadbir serta mengemaskini ledger peralatan, merekodkan, mengemaskini semua peralatan/aset jabatan dengan betul.
  • Mengawal selia stor peralatan dengan sistematik mengikut arahan semasa.
  • Merekodkan pergerakan keluar masuk semua peralatan.
  • Melaporkan sebarang kehilangan, kecurian, kerosakan peralatan.
  • Mengemaskini semua buku rekod ledger dan invertori supaya sentiasa bersedia untuk di audit.
  • Mentadbir buku log kenderaan.
  • Mentadbir serta menyelaras kerja-kerja selenggara kenderaan jabatan.
  • Menyediakan serta mengemaskini rekod, rekod kenderaan  dan jadual senggaraan.
  • Mengurus tadbir dan menyediakan dokumen-dokumen kenderaan, aset dan peralatan untuk di audit, dibuat lembaga pelupusan.
  • Menyediakan dan mentadbir senarai inventori di semua premis jabatan.
  • Mengambil tindakan debit / surcaj kepada sebarang kehilangan/ kerosakan aset/ peralatan yang dibuat oleh anggota.

KEWANGAN

 

  • Mengurus dan mentadbir dokumen berkaitan kewangan Jabatan seperti boucher, pekeliling kewangan, tuntutan, elaun dan sebagainya.
  • Mengemaskini penyata kira-kira dan sentiasa mengetahui baki akaun peruntukan kewangan Jabatan.
  • Memproses semua dokumen berkaitan perolehan dan menentukan pembekal dibayar tepat pada masanya.
  • Mengurus dan mentadbir urusan perjalanan kakitangan jabatan berkaitan pergerakan, penginapan, dan elaun berkaitan.
  • Mematuhi dan menentukan semua polisi dan bahan kewangan semasa dipatuhi oleh jabatan.
  • Mengemaskan dan menyediakan semua dokumen berkaitan kewangan sekiranya perlu di audit.
  • Menyediakan permohonan ABM jabatan pada setiap tahun untuk keperluan tahun berikutnya.
  • Memohon peruntukan tambahan setiap penggal sekiranya ada keperluan.